（1）お店選びのポイント

まずは、幹事に指名された段階で上司の好みをリサーチして、お店を決めましょう。
会費としては歓迎会は4,000円くらいのお客様が多いです。

会社の飲み会として絶対に押さえておかなければならないポイントは、上司の好みです。

自分が行きたいお店だったとしても上司がOKを出してくれるかでお店は変わってきます。 上司が喜ぶキーワードは、落ち着いているお店、知っているお店（場所が分かりやすいかなど）上司の好みのお酒がある店。
例えば上司が生ビールしか飲まないことを知らずに、瓶ビールしかないお店を予約した時点で、その会は失敗、幹事として失格の烙印を押されてしまいます。
普段から何を飲んでいるのか、頭に入れておきましょう。

食べ物は比較的気にしなくても良いと思います。
ですが、お店を選んだ時点で８割方、会の成否が決まってしまいますので、飲み物の把握と知っているお店というのは大事です。

そして電話時に歓迎会という利用目的をお店側にしっかりと伝えましょう。
たったそれだけでもお店側の対応は変わります。
実際何かしてくれるかはお店によって違いますが、会のイメージをつかむことができます。
良い幹事はお店と二人三脚で会を作るものです。

予約の電話をするタイミングですが、やはり第一希望のお店を確保したいですよね。
そのためには２週間～３週間前くらいに電話をすることです。
日にちを変えることができないのであれば、だいたいのお店が仮予約をしてくれますので、とりあえず最大人数を伝え、席をおさえておきましょう。

人数は全員の返事を待たなくても、ある程度決まったら一度その時点で連絡をしましょう。
参加の有無を全員から確認した後で連絡すると遅くなってしまい、お店側が逃げてしまうかもしれないので要注意です。
最初に伝えた人数より前後10名程度なら比較的どのお店も対応してくれるはずですが、前後２０名となると断られてしまうかもしれません。

どの宴会にも言えるのですが、まずは場所がなくては成り立ちません。
人数や時間、予算というのは予約を取った後に話せば大丈夫です。
そしてこの時にお店に人数はいつまで変更可能か、席はどれくらい居て良いのか（滞在時間）、予算はどれくらいで考えてよいのか？を確認すると安心できると思います。
そして上司と主役に開催日と場所、時間の確認を取ってから、会に参加してほしい方々に連絡をという順番でいいでしょう。

（2）人数の確定

20人程度いると返事が遅い方もいると思います。
そういうことを想定して、出欠の〆切りは、「案内を出す日と開催日の中間日」というのをひとつの目安にすると良いでしょう。
日にちをはっきりさせておくことで、返事の催促もしやすくなりますし、出席者の中から役割をお願いする人を決めたり、席順を決めるということがスムーズにできるようになります。
締め切りが遅ければ遅いほど、人は連絡をしなくなってしまうものです。　
遠慮なく、早め早めに動きましょう。

そしてその時にキャンセル料が発生してしまう人数変更の場合、どうやって対応するかも考えておきましょう。　
一人減ると約2,000円くらいキャンセル料が発生するお店が多いです。
考えておかないと、当日の会計時になってキャンセル料分足りなくなってしまいます。
その分をどのように徴収するのかグダグダになってしまい、お金の件でつまらない気分になってしまうのは避けたいですね。

日程や出欠の調整には「調整丸」がオススメです。

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案内状サンプル

（3）事前に準備するもの

●出席者の最終チェック

●席のレイアウト

歓迎会に見られる姿として大きく「ようこそ！○○社へ」「○○さんようこそ！」という張り紙を持って来られる方もいらっしゃいます。

●座席表

歓迎される方が誰なのか、上司に対して分かりやすいように。あらかじめお店の方にどのような席になるか確認をとっておくと配置がしやすいです。

●くじ引き

上司や歓迎される方は指定の席で良いですが、その他の方は仲の良い方が固まり、新人さんが１人ぼっち…ということがないようにくじは用意しておくと最適です。
アメやガムにくじを付けて引いてもらうのも、ちょっと気が効いていていいかもしれません。

●司会進行表

どの方に挨拶していただくか、新人の挨拶はどのタイミングで組み込むか、また、催し物をお考えであればそのタイミングなど少し細かく時間を配分し作成しましょう。そしてその内容をお店の方と共有しておくと協力してもらえることがあるはずです。

●挨拶していただきたい方へお願いをする

乾杯前の挨拶は、社長または一番偉い方に、乾杯の音頭をお願いするのは三番目に偉い方、締めの挨拶は二番目に偉い方にお願いします。当日突然お願いするのではなく、前もってお願いしておきましょう。

●催し物の準備

歓迎会ではビンゴなど王道のものではなく、歓迎される方がメインの自己紹介クイズなどが主流です。
その場合準備するものは特にないですが、歓迎される方のリサーチと、クイズ作成が必要です。

●その他

ガムテープやセロハンテープ、ボールペンや書くものは必要最低限持ち込むようにしましょう。受け付けをする際は必要になってくると思いますし、お席のレイアウトの際にも使えます。

（4）歓迎会の幹事の心得！おさえるポイントはコレ！

歓迎会では主役が決まっております。

この会で主役が皆さんと仲良くなるというチャンスです。大きな会社ほど自己アピールできる時間を多く設けたり、上司への直接のご挨拶は幹事様が気配りをして行ってあげましょう。

当日は、お店側に席の担当のスタッフが誰かを聞きましょう。
担当を決めていない店も多くありますが、この打ち合わせをすることによりお店と二人三脚で会を進行することができます。

●歓迎会ではもちろん歓迎される方が主賓ですが上司の方もいらっしゃる会でしたら上司の方への配慮も同時に忘れないようにしましょう。
●歓迎される方があまり打ち解けず孤立してしまわないように。
歓迎会は『まだ入社はこれからですが…』という会社ももちろんあります。その中で会社の第一印象は良いものでありたいですよね。
●お会計は幹事様の手が空いたタイミングで行うといいと思います。
もしかすると始めのお会計はできないというお店もあるかと思いますのであらかじめその点は確認しておくとよいです。

（5）大まかな流れ

1.お店で打ち合わせ
2.受付
3.お飲み物の提供
4.宴会・乾杯
5.新人挨拶
6.余興
7.ご歓談
8.ラストオーダー
9.締めの挨拶
10.お開き

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挨拶の例文

（6）詳細、ポイント、気をつけること

（7）朔からの提案

●お席のレイアウトや上座の位置など、FAXでレイアウト送ることが出来ますし、事前にご連絡いただければお席の見学も承っております。
●歓迎される方のご挨拶は、ほとんどが「これからどうぞよろしくお願いいたします。」という味気ない挨拶になりがちので、聞いている皆さんが楽しくなるような内容の質問を、幹事様の方で幾つか用意しておくと良いでしょう。

●新人への質問の例
・得意なスポーツや趣味はありますか？
・好きな異性のタイプは？
・宝くじが当たったら何に使いますか？...など。
※家族や宗教にまつわる質問はタブーです。