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保護者会・懇親会（ほごしゃかい・こんしんかい）

幼稚園、保育園、中学校、高校の部活動などで頻繁に行う会です。PTAの方がメインで行うことが多いです。
行う時期は学校により多少違ってくると思いますが、大きな催し物があった後が機会としては多くなります。
保護者同士の交流を深めるのと同時に、先生に学校での様子を伺ったりと、普段お話しする機会が少ない方の集まりです。
会の始めに30分ほど時間を設け、一年間の行事確認や来年の委員の選出を行い、その後乾杯という場合もあります。

(1)お店選びのポイント
(2)人数の確定
(3)事前に準備するもの
(4)幹事の心得！おさえるポイントはコレ！
(5)大まかな流れ
(6)タイムラインごとのポイント・気をつけること
(7)朔からの提案

（1）お店選びのポイント

大事なポイントは３つです。

1.学校区内（もしくはアクセスしやすい駅前）のお店を選ぶこと。: あまり離れ過ぎてしまうと、どうしても出席者は減ってしまいます。
それを重要視し過ぎると、毎回同じお店ばかりになってしまうということが考えられます。
そういった場合には参加者の意見も聞いて、たまにはいつもと違うお店を選んでも良いのかもしれません。

2.ドリンクの種類が多いこと。: 保護者会等は女性のお客様が多いです。
カクテルの種類が少ないと、どうしても毎回同じ物ばかりを飲んでつまらない思いをする方が出てきます。
最低ドリンクの種類は60種類以上あった方が皆さん楽しめます。

3.店員さんの接客: せっかくの楽しい会も、愛想が無い店員には気分が下がってしまうものです。
会話が店の悪口になってしまっては、楽しい会が台無しです。お店を選ぶ時には接客の評判が悪い店は避けるべきでしょう。

＜電話のタイミング＞: 20人以上の集まりの場合は、１カ月～１カ月半くらい前からお店を予約しましょう。
その時は日時と、最大人数を伝え、確定人数や予算などは後にしてもらいましょう。

（2）人数の確定

保護者会、懇親会というのは家族の都合もあり、人数が当日ぎりぎりまでハッキリと決まらないものです。

お店の予約を取った時点で、「人数の最終的な変更はいつまで可能なのか」「いつからキャンセル料が発生するのか」はっきりと確認しましょう。
そして「キャンセル料が発生してしまうということ」についても案内に明記しておくと良いでしょう。

出欠の返事の〆切りは、開催日の２週間前くらいに設定します。
出席される方は多くて8割、少なくて5割くらいですので、〆切りを遅くしたからといって参加者が増えるとは限りません。
〆切りを遅くすればするほど、忙しい主婦の方々ですので、気持ちがやきもきしてしまう可能性もありますので、２週間前をめどにするのをオススメします。

幹事様の連絡先が分からないからと、直接お店に連絡してしまう方もいらっしゃいます。
幹事様の連絡先を必ず案内状に載せておきましょう。来店してから把握していた人数と違った！ということがないよう要注意です。

日程や出欠の調整には「調整丸」がオススメです。

（3）事前に準備するもの

席のレイアウト: 主賓の方がいらっしゃる会ではないので上座は気にしなくて良いですが、先生が座られる席と幹事の席だけは決めておきましょう。

席のくじ引き: 女性が多い会になることが多いので、席のくじはあった方がいいです。
どうしても仲の良い方同士が固まって座ってしまいます。
席番号がどういった順番か(番号通りに置かないのであれば)分かるように、レイアウトの際気をつけましょう。
アメやガムにくじを付けて引いてもらうのも楽しいと思います。

名札: 紙のシールなどでプリントされたお子様の名前が書かれた名札を用意すると良いでしょう。
お子様同士は仲が良く、子どもからよく名前は聞くけど、お母さんの顔が分からない。という方もたくさんいらっしゃいますので、だれの親御さんか分かるよう配慮しましょう。

司会進行表: 「お話しがメインの会」なので、あまりきっちりとしたタイムスケジュールは不要かと思いますが、会の途中１人一言(○○の母です。よろしくお願いします。)考えてみたり、乾杯のあいさつはあらかじめ先生にお願いしておくとよいでしょう。

その他: もしこの機会を使って次の役員を決めなくてはいけないということでしたら、くじ引きをあらかじめ用意ておくと良いでしょう。
役員はすこし気負いすることがあるかと思いますので、立候補制にしていると、もしかしたらいつまでも決まらないかもしれません。
そうなったときの対処法としてくじ引きやジャンケンでももちろん良いですが、考えておきましょう。

（4）保護者会の幹事の心得！おさえるポイントはコレ！

お母様が多く集まる会ですので、やはり皆様時間より早めに集まる傾向があります。
幹事様は開始時間より一時間ほど早く来られることお勧めします。

久しぶりの顔合わせや今回が初めての会という形で様々ですが、お話しがメインになります。
あまりいろんな催し物は組み込まずお話しを楽しんでいただくことを心がけましょう。
幹事様もお話しを楽しまれるのはおおいに結構ですが、時間を忘れて話し込んでしまう方もたくさんいらっしゃるので、時間の意識は忘れないようにしましょう。

（5）大まかな流れ

1.お店で打ち合わせ
2.受付
3.お飲み物の提供
4.宴会・乾杯
5.ご歓談
6.自己紹介タイム
7.ご歓談
8.ラストオーダー
9.締めの挨拶
10．お開き

（6）詳細、ポイント、気をつけること

時間	プログラム	所要時間	ポイント	気をつけること
17:00	開場	30分	くじの配布など席の確認やお店の方との打ち合わせの時間を取りましょう。 (例) 何時から大事な話があるから席に入らないでほしい。お料理は何品出て、またなにが出るのか。先に帰る人がいるので最後のお料理は早めに出せないか。ファーストオーダーはどうしたらよいか。etc
17:30	受付	30分	早い方だと受付け15分前くらいに来る方もいます。受付でくじを引いてもらい、名札もお渡ししましょう。会費もこの時徴収するとスムーズです。受付終了時刻を決めておくとギリギリの来店は少なくなります。	ファーストドリンクを受付で伺う場合、誰が何を頼んだのか分からなくならないように、座席表に書きこむなどしましょう。
17:50	飲み物提供	10分
18:00	乾杯の挨拶	10分	乾杯の挨拶は先生からしていただきましょう。大体５分から10分程度。挨拶をお願いしたい方には前もって伝える事を忘れないように。	遅れてくる方もいるので、ある程度揃っていれば時間通りに会を進めましょう。　待ち時間が長くなってしまうとだらだらしてしまいます。
18:10	宴会スタート乾杯～歓談		「それではご歓談ください」のようなひと言があると、話を始めやすくなります。	乾杯ドリンクを事前に決めておいて（もちろん一人ずつ好きなドリンクで大丈夫です）、開会挨拶の後にすぐ出してもらうのか、それとも乾杯の挨拶の前に出してもらうのかを決めておきましょう。お店側は基本的に挨拶などの最中はお席にお邪魔しないように配慮しているはずです。何か合図を決めて、このタイミングでドリンクを持って来て欲しいなどと決めておくと会のスタートがばっちり決まります！
18:40	自己紹介タイム	10分	保護者会ですと自己紹介をすることも多いです。開始から30分を目安に始めるのが良いでしょう。だいたい１人一言もらう程度でしたら２分くらいで終わります。２分かからない方もいらっしゃるかも。「自己紹介中でもお料理やドリンクのオーダーは遠慮せず行ってください」など声掛けしておくと、挨拶中も堅苦しくなり過ぎず、食事や飲み物などが止まることなく会がうまく進行しますよ。	事前の案内に自己紹介タイムがあること、一人２分くらいで簡単にお願いしますなどと記しておくと良いでしょう。自己紹介の間中、料理やドリンクが出てこないと、会の雰囲気も壊れますし、料理が後半にまとめて出されてしまい、食べきれないというようなことにもなります。あまりかしこまらず、楽しい雰囲気で行いましょう。
19:00	ご歓談	60分	ここからはラストオーダーまではお話の時間として良いです。
20:00	ラストオーダー	20～30分	ラストオーダーを注文した後に役員等を決めたりすると、冒頭の緊張している中行うよりは、ある程度打ち解けた間柄になっていると思いますので、プレッシャーを感じず行うことが出来ます。	ラストを頼んでから配られるまでの間にだいたい決まってしまうと思いますが、もしラストオーダーが先に来てしまったら、邪魔にならない程度に配ってもらいましょう。
20:10	締めの挨拶	10分	〆の挨拶は幹事様で良いでしょう。家の人に迎えに来てもらったり、バスや電車の時間がある、と時間が気になるけど、席を立ちずらい…という方もいらっしゃいますので、ここで一度中締めをしましょう。	保護者会は二次会はなく、一次会で終わることが多く、退席時間の制限がないお店ですと、そのまま残りたい人は残ってお話するということが多いです。中締めをした後ですと、話の途中でも席を立ちやすくなると思います。

（7）朔からの提案

朔で行っていただいている保護者会や懇親会は、内容や催し物がたくさんあるといった印象はありません。
やはりお話しがメインになってくる会なので、そこまで緊張する必要はないと思います。
もちろん初めての経験で緊張はされるかと思いますが、幹事様も楽しむ気持ちを忘れないでください！
幹事一任で日にちを決められるのであれば、金曜日より土曜日の方が出席率が上がります。
また、年間行事で決まっている場合もありますので、早め早めに動いて損はないと思います。

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