（1）お店選びのポイント

●予約をするタイミング

大人数でのご予約は、早めに予約をしないとなかなか席が抑えづらいです。
そのため、大まかな人数でもいいので、○名～○名くらいという伝え方でもいいので、まずはとにかく会場を抑えましょう！

●貸切ができるお店

同じフロアにほかのお客様がいらっしゃる場合、こちらも向こうも気になってしまい、心から宴会を楽しめなくなってしまいますよね。
完全個室がある、もしくは貸切が可能なお店を選びましょう。

●お店までのアクセスはどうか

会場に来る手段は人それぞれです。人数が多くなれば多くなるほど移動手段が多くなります。
電車、タクシー、バス、車などひとりひとり把握しようとしても把握しきれないと思いますので、駅近辺で駐車場が近くにあるお店がベストかと思います。
バスで来るのであれば、近くに駅があればお店まで来やすく、車で来るのであれば駐車場があれば、駐車場に止めておけばのちのち運転代行会社に預かってもらうことも可能です。
お店の地図や、分かりやすい目印を参加者に伝えておくと、当日遅れてしまう方が少なくてすみます。

●飲み放題コースのあるお店

飲んだ量、食べた量に応じて料金が変動する、や、席だけの予約はあり得ません。
参加者の方がいくらお金がかかるのかわからないという状況は、参加者を減らしてしまいます。

アレルギーやコースの料理内容は変更は可能か

コースメニューの中の料理にアレルギーのものが含まれていた場合、お店はどのように対応してくれるのか、別のものに変更は可能なのか、その方だけ違うものを提供することは可能なのかを確認しておくと、一人だけ料理を食べられないという嫌な思いを参加者の方にさせないで済みます。
特に社長や、上司の方の好みは把握しておいた方がいいです。

（2）人数の確定

どのくらいなのか大まかに確定したタイミングでその都度お店へ連絡を取りましょう。予約の確認にもなります。
加えて、最終的にいつまでに人数を伝えればよいのか、当日の人数の増減がある場合、どのように対応してくれるのかを確認しておきましょう。
お店に応じて、前日まで、当日の○時までなど違いがあります。
案内状にキャンセル料などが発生する可能性がある旨を記載しておくと、トラブルになりません。

日程や出欠の調整には「調整丸」がオススメです。

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案内状サンプル

（3）事前に準備するもの

●下見、スペース

余興や、ゲーム大会等をお考えの方は…
そのためのスペースはあるのか、荷物は事前に運べるのか（運べるとしたら何日前だったら預かってくれるのか）
余興で衣装を着用する際のスペースはあるのか?
BGMを自分で用意した際、そのBGMは流せるのか、マイクはあるか?
映像を流すための機材はあるのか?
席の配置はどのような配置か（席のレイアウトは変更可能か）可能であれば、希望のレイアウトをその場で伝えるか、ファックスなどでお店側とイメージを合わせておきましょう。
希望のレイアウトで宴会ができない場合、希望に近い形のレイアウトはどのような形かファックスで見取り図を送ってもらうかもう一度下見に行ってみるのもいいでしょう。

●ゲームの景品や余興

忘年会でするゲームはビンゴゲームが一般的です。 景品があるということ、ルールが単純であり、詳しい説明をしなくともすぐに始められる点からおすすめです。

●景品選び

ディズニーランドのペアチケット、高級食材、ギフト券、家電、旅行券、食事券、などが人気です。
大人数になると、１等～10等賞くらいまで用意しておいた方がいいでしょう。
景品の予算の決め方は、入れたい景品の合計金額を人数で割って、宴会の予算にプラスして徴収する方法、
一人当たりの金額を決め、徴収してから景品を選ぶ方法があります。
参加者の許容できる範囲で設定しましょう。一人2,000円くらいまでがちょうどいいです。

景品選びには「景品キング」（http://keihinking.jp/）というサイトがオススメです。

●あいさつ

宴会の前に社長や、上司の方から挨拶をしてもらうのが一般的です。
事前にあいさつをお願いしておきましょう。

（4）忘年会の幹事の心得！おさえるポイントはコレ！

12月の週末、22日の祝前日、28日～30日までの年末は飲食店が一年で一番忙しい時期です。できれば10月に予約を取るのが望ましいです。
もし10月以降に幹事を任されたら、候補店を何件かリストアップしてから電話をかけましょう。断られる率が高いので、断られてから次に問い合わせるお店を探して、電話して、また断られて…の繰り返しで、時間がかかり過ぎ、効率が悪いです。

（5）大まかな流れ

1.お店で打ち合わせ
2.受付
3.お飲み物の提供
4.宴会・乾杯
5.新人挨拶
6.余興
7.ご歓談
8.ラストオーダー
9.締めの挨拶
10．お開き

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挨拶の例文

（6）詳細、ポイント、気をつけること

（7）朔からの提案

忘年会の時期、飲食店は一年間で一番の繁忙期です。
特に12月の第二週、第三の週末。
12月22日と28日～30日はどのお店も混み合います。

その為、できることでしたら「二か月前から一ヶ月半前」に予約の電話をした方が、希望のお店の希望の時間帯が取れると思います。

一ヶ月前になってまだ予約をしていなかった！という方は、最初の段階で参加者に確認を取って候補日を数日選んでおきましょう。
それからお店に連絡し、その日にちの中から空いている日を確認してもらいます。
そうしないと、後から何度も何度も参加者に確認の連絡をしなくてはなりません。

もう1週間前！という方は、まず電話する前に候補店をいくつかピックアップしてから電話をかけましょう。
断られる確率が高いので、一件断られたらまた次のお店を探してかけて…の繰り返しになり、時間がかかってしまいます。

忘年会は一年間の中で比較的予算を高めに設定している方が多いようです。
今まで行ったことのない店や、行ってみたかったけど、入りづらくて入れなかったお店でも気兼ねなく問い合わせてみては？

この時期は飲食店も予約を取りずらいですが、二次会会場、カラオケ、タクシー、代行、全ての業種が繁忙期のため、混み合っています。
早め早めに手配を済ませておきましょう。
例えば、22時に代行を電話をすると2時間待ちになってしまったり、外に出てから二次会会場を探そうと思うとすると寒い中ウロウロと彷徨うことになってしまいます。

どの飲食店も混み合っているため、ドリンクが遅い、料理が遅い、などなど不平不満が上がりやすいです。
幹事様はテーブルの上にドリンクも料理も何もない、という状況にならないように、
グラスが空く前に早め早めにドリンクを聞いて回ったり、スタッフに次の料理を出すよう促したりするとスムーズです。